Die Software allein macht noch nicht den Unterschied
Digitale Eventplattformen sind aus dem Veranstaltungsmanagement pharmazeutischer Unternehmen kaum noch wegzudenken. Ob Teilnehmermanagement, Registrierungswebsite, Event-App, Kommunikation oder Reporting – Lösungen wie Cvent, Onomi (ehemals SpotMe) und weitere etablierte Plattformen bieten einen beeindruckenden Funktionsumfang und entwickeln sich kontinuierlich weiter.
Dennoch beobachten wir als umsetzende Eventagentur in unseren Projekten oftmals sich gleichende Situationen: Zwei Unternehmen arbeiten mit derselben Plattform – und erzielen dennoch völlig unterschiedliche Ergebnisse. Der Grund dafür liegt nur selten in der Software selbst.
Im Rahmen einer internen Umfrage unter Projektteams haben wir unsere Erfahrungen aus zahlreichen nationalen und internationalen medizinischen und wissenschaftlichen Fachveranstaltungen sowie Mitarbeitendenveranstaltungen ausgewertet. Die Ergebnisse waren bemerkenswert eindeutig, sodass sich eine aus unserer Sicht elementare Erkenntnis für Pharmaunternehmen ableiten lässt:
Ganz gleich, ob Sie Cvent, Onomi oder eine andere Eventplattform bereits nutzen oder aktuell über deren Einführung nachdenken – die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung Ihrer Veranstaltungen sind nahezu immer dieselben. Und die Weichen dafür werden lange vor der Registrierung der Teilnehmenden gestellt.
Wenn über Eventplattformen gesprochen wird, stehen häufig Funktionen, Integrationen oder neue Features im Mittelpunkt. In der Praxis ist jedoch bereits das initiale Setup absolut wegweisend. Je strukturierter diese erste Projektphase angegangen wird, umso reibungsloser verläuft der gesamte Veranstaltungszyklus.
Werden Teilnehmergruppen, Registrierungslogik, Kommunikationsstrecken, Compliance-Anforderungen oder Reporting-Bedarf erst während des Projekts definiert oder angepasst, steigen der organisatorische Aufwand sowie das Fehlerrisiko erheblich. Wir empfehlen Ihnen deshalb, ausreichend Zeit für das initiale Event-Setup auf der gewählten Plattform einzuplanen.
Standardisierte Setups schaffen Freiräume für Ihr Projektmanagement
Eventplattformen bieten eine Vielzahl an Möglichkeiten. Aus unserer Sicht liegt ihr größter Mehrwert jedoch nicht in einzelnen Funktionen, sondern in der konsequenten Standardisierung wiederkehrender Veranstaltungsprozesse.
Standardisierte Registrierungsseiten, vorbereitete Kommunikationsstrecken, einheitliche Datenfelder oder wiederverwendbare Event-Templates reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Gleichzeitig verbessern sie die Datenqualität und sorgen für konsistente Abläufe über verschiedene Veranstaltungen hinweg.
Gerade in der Pharmaindustrie – in der Compliance, Transparenz und Dokumentation eine zentrale Rolle spielen – schaffen standardisierte Event-Setups die notwendige Grundlage für effiziente und revisionssichere Prozesse. Zudem verkürzt sich die Projektlaufzeit, während die Qualität sowie die Vergleichbarkeit der Veranstaltungen nachhaltig steigen.
Der Technologienutzen wächst mit der Erfahrung der Anwendenden
Ein weiteres Ergebnis unserer Umfrage bestätigt eine Beobachtung aus unserem Agenturalltag: Je erfahrener Projektteams im Umgang mit einer Plattform werden, desto positiver bewerten sie deren Möglichkeiten. Nicht weil sich die Software verändert hat, sondern weil Prozesse etabliert wurden, Standards entstanden sind und das Wissen innerhalb der Teams gewachsen ist.
Auch dies zeigt deutlich, dass der Projekterfolg weit weniger von der eingesetzten Plattform abhängt als von der Art und Weise, wie Veranstaltungen innerhalb dieser Plattform geplant, aufgebaut und umgesetzt werden.
Fazit: Ein durchdachtes Event-Setup, standardisierte Prozesse und ausreichend Erfahrung im Umgang mit der gewählten Plattform bilden die Grundlage für effiziente Projektabläufe, hochwertige Teilnehmererlebnisse und Compliance-konforme Veranstaltungen.
Fünf Erfolgsfaktoren für die plattformgestützte Umsetzung Ihres Events
- Definieren Sie Teilnehmergruppen, Registrierungslogik und Kommunikationsstrecken bereits vor dem Event-Setup.
- Berücksichtigen Sie Compliance-, Dokumentations- und Reporting-Anforderungen von Beginn an.
- Arbeiten Sie mit standardisierten Event-Templates für wiederkehrende Veranstaltungsformate.
- Planen Sie ausreichend Zeit für Tests und Qualitätssicherung vor dem Go-live ein.
- Tauschen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Kollegium und Ihrer Agentur zu Best Pratices aus.
„Erfolgreiche Veranstaltungen hängen vom richtigen Event-Setup ab – weniger vom eingesetzten Tool. Wir zeigen Ihnen gerne ausführlich, worauf Sie bei Ihrer nächsten Veranstaltung achten sollten.“
Stefanie Daisenberger | Project Management
