Healthcare-Compliance als Rahmenbedingung

Pharmaunternehmen agieren unter regulierten Bedingungen der nationalen Kodizes wie FSA oder AKG oder dem EFPIA auf europäischer Ebene. Diese schreiben unter anderem vor:

• Transparenz bei geldwerten Leistungen
• Angemessenheit von Bewirtung und Honoraren
• Klare Trennung zwischen wissenschaftlichen Inhalten und werblichen Tätigkeiten
• Vollständige Dokumentation aller relevanten Maßnahmen

Für Veranstaltungen bedeutet das: Jeder Schritt – von der Einladung bis zur Abrechnung – muss dokumentiert und sollte überprüfbar sein.

Healthcare Convention in der Schlüsselrolle

Als erfahrene Veranstaltungsagentur mit branchenspezifischer Compliance-Expertise übernehmen wir nicht nur operative Aufgaben. Wir fungieren vielmehr als strukturierender und absichernder Partner im gesamten Compliance-Prozess. Dabei lässt sich unser Beitrag in mehreren Dimensionen darstellen:

1. Strukturierte Prozesse und Standards
Wir bringen etablierte Abläufe mit, die speziell auf die regulierte Healthcare-Branche zugeschnitten sind:

• Standardisierte Teilnehmermanagement-Systeme
• Vorlagen für Verträge, Einladungen und Dokumentationen
• Checklisten für Compliance-relevante Schritte

Diese Struktur reduziert Fehlerquellen und sorgt für Konsistenz über alle Veranstaltungen hinweg.

2. Lückenlose Dokumentation
Ein zentraler Vorteil liegt in der professionellen Dokumentationsführung:

• Erfassung und Archivierung aller Teilnehmerdaten
• Digitale Anwesenheitsnachweise
• Vollständige Belegsammlung (Rechnungen, Verträge, Genehmigungen)
• Dokumentation von Entscheidungs- und Freigabeprozessen

Durch den Einsatz geeigneter Tools gewährleisten wir, dass alle Daten revisionssicher abgelegt und jederzeit abrufbar sind. Teilweise verfügen unsere Kundinnen und Kunden über eigene Dokumentationssysteme, an die unser Team nahtlos angebunden werden kann.

3. Schnittstelle zwischen Stakeholdern
Wir koordinieren die Zusammenarbeit zwischen:

• Pharmaunternehmen
• Compliance- und Legal-Abteilungen
• Dienstleistern und Locations

Wir übersetzen regulatorische Anforderungen in operative Maßnahmen und stellen sicher, dass alle Beteiligten die relevanten Vorgaben einhalten.

4. Sicherstellung der Angemessenheit
Ein kritischer Punkt der Pharma-Compliance ist die Angemessenheit von Leistungen. Um das Risiko von Verstößen deutlich zu reduzieren, unterstützen wir Sie in sensiblen Bereichen wie:

• der Auswahl geeigneter Locations im zulässigen Rahmen
• der Kontrolle von Bewirtungskosten gemäß aktuellen Richtlinien

5. Unterstützung bei Audits und Prüfungen
Im Falle interner oder externer Audits zahlt sich unsere professionelle Agenturstruktur besonders aus:

• Schnelle Bereitstellung aller relevanten Unterlagen
• Klare Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen
• Konsistente Dokumentationslogik

Dies erleichtert Prüfprozesse erheblich und stärkt die Compliance-Position unserer Kundinnen und Kunden.

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Eine Zusammenarbeit mit der Healthcare Convention erfordert klare Rahmenbedingungen:

• Frühzeitige Einbindung in bestehende Compliance-Prozesse
• Klare Rollen- und Verantwortungsdefinitionen
• Transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten

Fazit:
Healthcare-Compliance stellt hohe Anforderungen an Dokumentation und Nachweisführung, insbesondere im Eventbereich. Als hochspezialisierte Veranstaltungsagentur im Gesundheitssektor können wir hier entscheidend zur Entlastung beitragen: durch strukturierte Prozesse, lückenlose Dokumentation und fundiertes Verständnis regulatorischer Vorgaben. Richtig eingebunden, sind wir mehr als ein operativer Veranstaltungsdienstleister – wir sind Kompetenzpartner für Compliance.

„Als integraler Bestandteil Ihrer Compliance-Strategie können wir Ihr Team maximal entlasten und die Regeltreue Ihrer Veranstaltungen sicherstellen. Schöpfen Sie mit uns dieses Potenzial aus.“

Sarah Huch | Compliance-Beauftragte und Head of Business & Process Development