Bei Kooperationen und Fortbildungsveranstaltungen mit medizinischen Fachkreisen steht die pharmazeutische Industrie unter besonderer Beobachtung. Damit gehören auch Bewirtungen zu einem sensiblen Bereich, der regelkonform umgesetzt werden muss. Kodex-Verstöße können neben Reputationsschäden enorme wettbewerbsrechtliche Folgen haben.

Wir zeigen Ihnen, worauf es gemäß den aktuellen Kodizes ankommt:
 

• Bewirtungen sind lediglich bei internen Fortbildungen oder Arbeitsessen zulässig. Bei externen Fortbildungsveranstaltungen sind Bewirtungen nur unter sehr engen Voraussetzungen erlaubt.
• Der Umfang einer Bewirtung muss angemessen und sozialadäquat sein. Der Kodex verlangt, dass sie nicht anreizend wirkt oder überwiegend repräsentativen Charakter hat.
• Bewirtungen von Begleitpersonen sind grundsätzlich nicht zulässig.
• Unerlässlich ist die transparente Dokumentation, aus der hervorgeht, wer zu welchem Anlass womit bewirtet worden ist. Ohne hinreichende Dokumentation drohen Verstöße.

Orientierung zu Bewirtungsgrenzen und Angemessenheit

Aufgrund allgemein gestiegener Kosten wurde die Bewirtungsgrenze nach FSA-Praxis in Deutschland von einst 60 Euro auf mittlerweile 75 Euro pro Person angehoben. In Österreich und der Schweiz gelten höhere Pauschalen mit anderen Zeitparametern als Grundlage. Getränke wie Kaffee, Tee, Wasser, einfache Erfrischungen sowie leichte Snacks oder Gebäck sind typischer Bestandteil zulässiger Bewirtung auf externen Veranstaltungen wie Kongressen. Als exzessiv interpretierbare Angebote, Alkoholisches, luxuriöse Menüs oder Catering mit Erlebnischarakter sind problematisch.

Praktische Tipps für regelkonforme Bewirtung
 

1. Abgrenzung interne vs. externe Maßnahme klären: Nur bei internen Fortbildungen und Arbeitsessen darf Bewirtung durch pharmazeutische Unternehmen einfacher übernommen werden. Bei externen Formaten muss der Anlass fachlich klar sein, der Kreis klein und die Funktion der Bewirtung eindeutig.
2. Anlass und Teilnehmerkreis definieren: Die Bewirtung sollte einen fachwissenschaftlichen Bezug haben – wie Präsentationen, Diskussionen, Workshops – und nicht überwiegend dem geselligen Austausch dienen.
3. Kostenrahmen prüfen und festlegen: Stellen Sie sicher, dass der Bewirtungsbetrag für Speisen und Getränke pro Person nicht über dem landesüblichen, Kodex-definierten Betrag liegt. Höhere Kosten bei Ausnahmefällen sollten sorgfältig dokumentiert und gerechtfertigt werden.
4. Transparent dokumentieren: Halten Sie fest Sie, wer zu welchem Anlass und mit welchem Programmbezug bewirtet wurde. Bewahren Sie die entsprechenden Nachweise und Rechnungsunterlagen mindesten fünf Jahre auf.
5. Anreize und Interessenkonflikte vermeiden: Eine Bewirtung darf nicht dazu dienen, eine Therapie, Verordnungs- oder Beschaffungsentscheidung zu beeinflussen. Sie darf auch nicht als Motivation zur Veranstaltungsteilnahme interpretierbar sein.
6. Interne Genehmigungsprozesse etablieren: Legen Sie klare Freigabeprozesse fest, die regeln, wer über Budget, Art und Umfang der Bewirtung entscheidet und wer das Restaurant oder den Cateringanbieter auswählt.

Fazit: Bewirtungskosten bei pharmazeutischen Fortbildungen sind erlaubt – aber nur unter streng definierten Bedingungen. Es geht darum, dass die Bewirtung fachlich begründet, im Umfang angemessen, dokumentiert und transparent ist. Ein stringentes Verständnis dieser Regeln minimiert Compliance-Risiken und sichert das Vertrauen in Ihre Fortbildungsaktivitäten.
 
Gerne unterstützen wir Sie mit internen Schulungen, um Ihren Mitarbeitenden das Know-how für regelkonforme Bewirtungen zu vermitteln.