Ihre Location sollte über jeden Zweifel erhaben sein
Bei der Planung medizinischer Fortbildungsveranstaltungen ist die Auswahl der passenden Location kein Nebenthema, sondern der Anfang Compliance-konformer Organisation.
In den relevanten Kodizes von FSA und AKG heißt es, dass die Auswahl von Tagungsstätte und -ort allein nach sachlichen Gesichtspunkten erfolgen muss – unabhängig davon, ob die Veranstaltung selbst organisiert oder gesponsert wird.
Wir zeigen Ihnen, was das konkret bedeutet:
- Unzulässig sind Orte mit ausgeprägtem Freizeit-, Erlebnis- oder Unterhaltungscharakter. Luxuriöse Hotels, touristisch geprägte Orte oder Eventlocations mit Spa-Bereichen, Spielbank oder Gourmetrestaurant sind ebenfalls kritisch zu bewerten – selbst, wenn diese Angebote nicht aktiv genutzt werden sollten.
- Entscheidend ist die zu erwartende Sichtweise der Öffentlichkeit: Die Location darf nicht den Eindruck erwecken, dass Zweitnutzen wie Wellness-Anwendungen oder Kurzurlaube im Vordergrund stehen oder zur Veranstaltungsteilnahme motivieren.
- In jedem Falle muss eine gute Infrastruktur für die An- und Abreisen der Teilnehmenden gegeben sein.
Nutzen Sie das Safe Harbor-Prinzip
Wenn Sie die oben genannten Kriterien einhalten, wird Ihre Location meist als regelkonform gelten. Doch damit ist die Sache noch nicht erledigt. Ebenso wichtig ist die transparente Dokumentation Ihrer Auswahlentscheidung sowie eine Begründung mit sachlichen Kriterien wie der Nähe zu medizinischen Einrichtungen, einer guten Verkehrsanbindung sowie einer neutralen Ausstattung vor Ort.
Praxis-Tipp zur Wahl Ihrer Location
- Wählen Sie Business-Hotels mit neutralem Charakter und maximal 4-Sterne-Klassifizierung
- Vermeiden Sie Orte mit touristischer Prägung, Freizeitattraktionen oder zu Zeiten von beliebten Großveranstaltungen und Festen
- Prüfen Sie die Location aus Sicht eines objektiven Dritten und fragen Sie sich, wie der Ort von den Leserinnen und Lesern einer Tageszeitung bewertet würde
Gehen Sie ab jetzt auf Nummer sicher. Wir beraten Sie gern bei der Wahl einer regelkonformen Location – und begleiten Sie durch den gesamten Compliance-Prozess.
„Eine unverfängliche Location ist ein zentraler Baustein bei der Planung und Organisation jeder medizinischen Fortbildungsveranstaltung. Mit uns steuern Sie Ihr Projekt in einen sicheren Hafen.“
Sarah Huch | Compliance-Beauftragte und Head of Business & Process Development
