Ihre Gäste werden sich wohlfühlen und darüber sprechen
Zu einer perfekten Veranstaltung gehört auch, dass sich Teilnehmende rundum wohlfühlen, weil alles wie am Schnürchen läuft – von der einfachen Online-Anmeldung und dem kontaktlosen Check-in über die erstklassige Betreuung vor Ort bis hin zur automatischen Erstellung des digitalen Rechnungsbelegs. Wir kümmern uns um Ihre Gäste, zuverlässig und serviceorientiert.
Für die Besuchenden Ihrer Veranstaltung sind wir Ansprechpartner Nummer eins und treten gerne im Namen Ihres Unternehmens oder Ihrer Event-Marke auf. Ob mit freundlicher Stimme am Servicetelefon oder mit einem Lächeln im persönlichen Kontakt: Wir leben Dienstleistung und stellen Ihnen ein erfahrenes Team zur Seite, das Sie und Ihre Gäste mit charmantem Auftreten, Kompetenz und Einsatzfreude begeistern wird.
Bausteine des Teilnehmenden-Managements
Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Zielgruppe – durch eine professionelle und zu 100 % Compliance-konforme Rundumbetreuung, die so gut wie jeden (nach den Richtlinien möglichen) Wunsch erfüllt und bei der keine Frage unbeantwortet bleibt.
Einladungsmanagement in Ihrem Corporate Design
- Idee, Konzeption, Entwurf und Versand aller erforderlichen Unterlagen wie digitale Einladungen, Reminder, Anmeldeformulare inklusive Dienstherrengenehmigungen, Broschüren und Reisedokumente
- Design und Programmierung einer individualisierten Veranstaltungs-Website zur Online-Registrierung oder Pflege der Teilnehmenden-Daten – ob auf Basis Ihrer eigenen CRM-Lösung oder unserer selbst entwickelten virtuellen Plattform
- Teilnehmenden-Recruiting
- Bereitstellen einer gebührenfreien Hotline mit geschultem Servicepersonal
Responsebearbeitung von A bis Z
- Recherche und Überprüfung der Angaben Ihrer Teilnehmenden
- Prüfung der Dienstherrengenehmigung/Arbeitgebergenehmigung
- Einzug von Teilnehmenden-Gebühren – optional per Kreditkarte via integriertem Zahlungssystem
- Regelmäßiges Reporting in Form von Statusberichten – optional mit personalisiertem Zugang zum CRM-Backend
- Kongressregistrierungen inklusive Informations- und Zugangsmailing
- Feste Ansprechpartner/innen für jegliche Rückfragen der Teilnehmenden
Logistik und Reporting in Echtzeit
- Jederzeit aktuelle Teilnehmenden-Stände zu jedem Programmpunkt
- Aktuelle Stände zu Gruppenflugbuchungen
- Detaillierte An- und Abreiselisten
- Aktuelle Zimmer-, Workshop- oder Slot-Listen
- Individuell von Ihnen angeforderte Auswertungen
- Ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Transparency Reporting
Akkreditierung mit persönlicher Betreuung
- Erstellung der Willkommensunterlagen und Namensschilder
- Konfektionierung der Meetingunterlagen/Handouts bzw. Personalisierung einer Veranstaltungs-App
- Begrüßung der Teilnehmenden am Welcome- bzw. Infocounter – bei digitalen Formaten via Chat-Funktion
- Feste Ansprechpartner/innen für Sie und Ihre Teilnehmenden – während der gesamten Veranstaltung, auch bei digitalen oder hybriden Formaten
- Optionale Anwesenheitskontrolle über Barcode-unterstütztes Akkreditierungssystem
